4.4.8. Sonstige Hilfsmittel

Dies sind alle nicht im System vorhandenen Sachmittel, die zur Anwendung benötigt werden. Wichtig für die Benutzung dieser Hilfsmittel ist auch, daß von der Büroausstattung ein fester Platz dafür vorgesehen ist. Aufgeklebte Taschen etc. erleichtern vielfach die Aufbewahrung und vermindern das "Verlegen".

- Bedienungshinweise

Dies sind z.B. die Schulungsunterlagen, Handbücher etc. Für Anwendungsprobleme sollte ein indexiertes Verzeichnis vorhanden sein. Dies kann das Bedienungshandbuch sein, aber auch ein selbsterstellter Katalog, der eine Sammlung von Fragen an die Betreuer enthält. Kurzhinweise und Tastaturschablonen helfen ebenfalls bei der Benutzung.

- Verzeichnis der Kontaktpersonen

Dieses ist ein selten vorhandenes und doch sehr wichtiges Verzeichnis. Es verzeichnet - ausgehend vom Problem - an wen konkret sich der Benutzer wenden kann.

- Verzeichnis der Nachbestellung von Verbrauchsmaterial

Kommunikationsdienste verbrauchen wenig bis kein Material oder sonstige Information (z.B. Abwicklungsnummern für Telebanking, sog. TAN-Nummern). Daher ist der Benutzer in den seltenen Fällen der Nachbestellung oft überfordert, welchen Typ FAX-Papier er denn jetzt nun benötigt o.ä. Diese Verzeichnisse sollte es ohnehin für alle Bereiche, nicht nur für Kommunikationsdienste, geben. Vertriebsstarke Firmen kleben ihre Telefonnummer und die entsprechende Information oft auf die Geräte. Dies verleitet zur einfachen Direktbestellung, obwohl dies nicht immer die kostengünstigste Möglichkeit ist.

- FAX-Deckblätter

Meistens werden FAX-Mitteilungen Deckblätter vorausgeschickt, bei der Benützung der öffentlichen Systeme ist dies sogar vorgeschrieben. Dies bedeutet eine entsprechende Erhöhung der FAX-Kosten um 100, 50 etc. Prozent, je nachdem wieviele Seiten übermittelt werden.

Durch eine optimierte Gestaltung des Deckblattes können Kosten gesenkt werden. So kann das Blatt z.B. so gestaltet werden, daß nur die obere Hälfte Versandhinweise enthält und die untere Hälfte für Notizen zur Verfügung steht. Diese Fläche kann für Kurzmitteilungen bereits ausreichen, die kann beim Versand von fertigen Dokumenten aber auch die Erläuterungs- und Begleitseite ersetzen.

Weiterhin kann das Deckblatt benutzer- oder abteilungsindividuell gestaltet werden, wobei Absender, Abteilung, Telefon- und FAX-Nummer ebenfalls vorgedruckt werden. Auf diese Art ist diese wichtige Information genauso klar geschrieben wie die weniger wichtige Überschrift "Telefaxmitteilung". Mittels einer Eigenkopie kann der Ersteller auch sein äußeres Erscheinungsbild via FAX überprüfen.